Archiviazione documenti

In ufficio in azienda e a casa ci sono sempre una gran quantità di documenti di una certa importanza da trattare ed in molti casi da conservare con accuratezza.

Per far si che fatture, contratti, pratiche e preventivi, non vadano a creare un ambiente caotico e trascurato è il caso di adottare soluzioni ben precise, che si possono ottenere grazie ad un buon sistema di archiviazione documenti, un’ iniziativa senza dubbio necessaria se si aspira ad avere un ufficio produttivo con documentazioni sempre a portata di mano e facili da consultare. Per riuscire a cavarsela e tenere tutto ben in ordine è senza dubbio fondamentale disporre di una buona dose di accuratezza, ma è altrettanto importante disporre di validi prodotti per archiviazione ufficio, che all’occorrenza possono essere utilizzati si per un’organizzazione casalinga che per la scuola.

Ufficio80 per archiviazione documenti cartacei dispone di pratici  prodotti come classificatori, cartelline, raccoglitori, fasteners e tanto altro ancora, adatti per ogni necessità e selezionati tra le migliori marche  per offrire prodotti duraturi nel tempo. Nel nostro catalogo troverete una  vasta gamma di articoli pensati appositamente per tutti coloro che hanno intenzione di organizzarsi con metodo, in modo da raggruppare, catalogare, proteggere e conservare documentazioni di vario genere, creando un archivio  di consultazione che non faccia perdere tempo prezioso.   

Quando l’archiviazione viene fatta con ordine e puntualità, organizzandosi attraverso un buon sistema di che comprenda sia il digitale che il cartaceo, sarà possibile gestire in modo molto vantaggioso il proprio lavoro giorno dopo giorno, in modo tale da ottimizzare lo spazio il tempo e tenere sotto controllo il caos.

La base di una giusta archiviazione si basa sulla scelta dei prodotti adatti,  qui di seguito troverete una panoramica  degli articoli per archiviazione documenti cartacei più utilizzati:

Raccoglitori: faldoni con i lacci usati solitamente per archiviare plichi di documentazione, questi tipi di Faldoni vengono usati solitamente da studi legali e studi tecnici ma possono trovare la loro applicazione in tutti gli ambiti.

Faldoni ufficio per registrare fatture o varia documentazione, solitamente sono equipaggiati da un meccanismo interno a 2 anelli per raccogliere la documentazione con una leva a pressino.

Registratori o Raccoglitori a leva con custodia per archiviare direttamente i vostri documenti tramite la perforazione diretta ovvero fogli forati, oppure tramite le praticissime buste in plastica con fori che contengono e preservano per tantissimo tempo la documentazione. Utilizzando i registratori con meccanismo a leva leva potrete disporre di archivio pratico dove potrete individuare in fretta una documentazione grazie al dorso scrivibile, basta prelevare il registratore dalla custodia per consultare i documenti che vi interessano, per poi reinserirlo nella sua custodia in cartoncino robusto. L’ideale per documenti che non vengono consultati spesso, ma che vanno conservati nel tempo.

Potete scegliere fra 3 diversi formati :

Formato commerciale: Un po’ più piccolo di altezza rispetto il formato protocollo, ideale per chi ha meno spazio (idoneo solo per formato A4).

Formato protocollo: Il più usato e il più alto (idoneo per formato A4)

Per entrambi Il dorso è a scelta da 5 cm o 8 cm (il più usato)

Formato ½ Protocollo o Memorandum: Ideale per formato A5 (dorso esclusivamente di 8 cm)

Scatole archivio sono scatole robuste di diverse dimensioni, bianche o colorate, aperte o chiuse, all’interno delle quali è possibile sistemare faldoni e raccoglitori. A loro volta le scatole potranno essere sistemate in armadi, scaffali e stanze dedicate. per raccogliere progetti e documentazioni di vario genere da impilare in modo ordinale sugli scaffali e costruire eleganti archivi facilmente consultabili in librerie e mobili.

Raccoglitori ad anelli senza custodia sono tra gli articoli più usati per l’archiviazione dei documenti. Il raccoglitore ad anelli A4, il classico quadernone con anelli che si usa anche a scuola, in ufficio invece è indubbiamente il più adatto a contenere la maggior parte dei documenti, stampati su carta A4 carta.

Comunque chi ha esigenze diverse può utilizzare anche raccoglitori A5 o raccoglitori A3.

Le caratteristiche principali sono la copertina rigida o semi rigida, e la l’opportunità di acquistarli anche nella variante personalizzabile, ovvero  dotati di tasca trasparente sul fronte e sul dorso per personalizzare in modo molto veloce il raccoglitore sulla copertina esterna, infatti basta stampare un foglio con la propria stampante ed inserirlo nella tasca per ottenere dei raccoglitori immediatamente riconoscibili in modo professionale dalla copertina esterna.

Chi acquista i raccoglitori ad anelli, dovrà ricordare che per tenerli sempre in ordine sono disponibili anche gli accessori: Buste in plastica trasparenti, un  articolo largamente utilizzato per proteggere documenti e archiviarli nei  raccoglitori con la massima cura ,  impermeabili  e resistenti non si strappano, non si piegano e non si rompono facilmente. Divisori e Intercalari servono per separare con ordine una categoria di documenti da un’altra, gli intercalari possono essere di tipologia a rubrica dalla A alla Z, numerici, mensili, vi sono inoltre intercalari a tacche colorate.

Portadocumenti a fisarmonica per raccogliere e consultare in maniera veloce tramite una serie di tasche facilmente accessibili tutte le vostre documentazioni.

Cartelle e cartelline possono essere  in materiali diversi a partire dal cartoncino leggero al cartoncino rigido, entrambi scrivibili per riconoscere immediatamente il contenuto, fino alle robuste cartelline in plastica; la serie di questi articoli è innumerevole, chiaramente le più utilizzate sono le classiche cartelline semplici o a tre lembi con o senza elastico, che  riescono a contenere un discreto numero di fogli, ma ci sono anche cartelline con tasca e doppia tasca, cartelline con aghi per l’archiviazione diretta di documenti tramite foratura degli stessi, cartelline con pressino metallico, cartelline dotate di meccanismo di pressione per fermare i documenti senza perforarli, ci sono inoltre cartelline Sintex con finestra trasparente, comode e veloci per intravedere il contenuto direttamente dalla finestra trasparente.

Porta blocchi vengono utilizzati per varie situazioni per facilitare l’uso di block notes e documentazioni, quando non si ha un supporto rigido su cui scrivere, quando si è costretti a compilare documenti in piedi ecc…

I praticissimi Porta listini a fogli fissi disponibili in varie fogliazioni per realizzare in pochissimo tempo una raccolta  professionale di documenti che preservano gli stessi dall’usura grazie alle loro buste integrate.

Inoltre disponiamo di mobili classificatori in metallo, per organizzare in modo efficace le vostre cartelle sospese,  un sistema usato da innumerevoli anni per costruire un archivio molto capiente capace di archiviare centinaia di cartelle consultabili in modo facile tramite l’estrazione dei vari cassetti.

Se siete tra quelli  che hanno bisogno di mettere un po' di ordine a casa o nel vostro ufficio, non esitate a consultare consultare il nostro catalogo di articoli, troverete tra le nostre soluzioni tutti gli articoli di archiviazione per l'ufficio che vi servono a prezzo conveniente.